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L'OPRF à Maripa Soula
L'OPRF présente son offre de service à Maripa Soula

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La rentrée du CNAM Guyane

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L'OPRF au Forum Post Bac

Secrétaire Assistant(e)

 

Sanction du stage Titre professionnel de niveau IV ou Certificats de Compétences Professionnelles (2 CCP)
Durée de la Formation 11 mois (indicatif)
Le métier

La secrétaire assistante intervient en appui administratif et logistique auprès d'un/e responsable hiérarchique ou d'une équipe. Il/elle assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service ou de sa structure.

La secrétaire-assistante contribue à la qualité de la communication de l'entreprise. Elle en valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.

Elle facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques, assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques, assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques et en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas, organise les réunions et les déplacements.

Assurant l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, elle apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'elle a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités. Elle travaille dans tous types d'entreprises (privées, publiques, associatives) et de secteurs professionnels.

Prérequis Niveau de classe de 1ère ou Terminale ou équivalent.
Accès à la Formation 17 ans, capacités d’organisation et d’adaptation, goût pour le travail soigné, facilité d’expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française), réactivité, sens de l’initiative, capacités relationnelles.
Programme de la Formation

1. Produire des documents professionnels courants à l'aide de la bureautique :

- production de documents professionnels courants à l'aide de logiciels : traitement de texte, présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur.

2. Assurer la communication écrite et orale des informations :

- organisation de son activité et acquisition des méthodes de travail , recherche et communication d'informations, organisation de la traçabilité et de la conservation des informations, prise de notes, rédaction d'écrits professionnels, accueil, orientation d'un visiteur et traitement des appels téléphoniques.

3. Assister une équipe dans l'organisation de ses activités :

- planification des activités d'une équipe

- organisation des réunions et des déplacements

- participation à l'élaboration d'un budget.

 4. Assurer l'administration des achats et des ventes :

- traitement des opérations administratives des achats et des ventes

- gestion de l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, et traitement des problèmes courants, conception et actualisation des tableaux de suivi de l'activité commerciale.

5. Assurer l'administration du personnel :

- gestion du suivi administratif courant du personnel

- conception et actualisation des tableaux de suivi ressources humaines